Ein Netzwerkdrucker bringt viele Vorteile mit sich.

Auf einen Netzwerkdrucker können alle Benutzer eines Netzwerks zugreifen, die über eine Freigabe des Druckers verfügen. Hierbei werden die Druckaufträge zumeist von einem Druckerserver verwaltet.

Ein Netzwerkdrucker stellt für jedes Firmennetzwerk oder auch Heimnetzwerk eine wahre Bereicherung dar, da auf einen derartigen Drucker von jedem im Netzwerk befindlichen Rechner aus zugegriffen werden kann. Hierdurch ergeben sich enorme Einsparungsmöglichkeiten, da nicht für jeden Rechner im Netzwerk ein extra Drucker angeschafft werden muss.

Um auf den gemeinsamen Drucker in einem Netzwerk zugreifen zu können, muss dieser vom Netzwerkadministrator zuvor für den entsprechenden Rechner im Netzwerk freigegeben werden. Ist der Drucker für den Clientrechner freigeschaltet, können die Druckaufträge sehr bequem über die Netzwerkleitung an den gemeinsamen Drucker gesendet werden. Zumeist ist ein Drucker in einem Netzwerk direkt mit einem Server oder Großrechner verbunden, von dem die verschiedenen Druckaufträge verwaltet und nach und nach an den Drucker weitergeleitet werden. Hierbei werden die Druckaufträge zumeist in der Reihenfolge an den Drucker weitergegeben, wie sie auf dem Druckerserver eingehen. Jedoch kann es mitunter vorkommen, dass Druckaufträge von Netzwerkbenutzern, die eine hohe Priorität im Netzwerk besitzen, von dem Druckerserver bevorzugt behandelt werden. In solch einem Fall wird ein Druckauftrag von einem Benutzer, der eine geringere Prioritätsstufe besitzt, gegebenenfalls in eine Warteschleife gestellt.

Die Installation eines Druckers auf einem neuen Netzwerkclient gestaltet sich in der Regel sehr einfach. Bei den meisten modernen Druckermodellen muss hierfür nicht einmal eine Treiber-CD eingelegt werden, da der neue Clientrechner den erforderlichen Treiber direkt über die Netzwerkleitung vom Druckerserver beziehen kann. Nachdem die Treibersoftware auf dem neuen Clientrechner des Netzwerks installiert wurde, muss zumeist nur noch ein Neustart des Rechners durchgeführt und der Drucker für den neuen Clientrechner freigegeben werden.

Im Prinzip kann jedes Druckermodell als Netzwerkdrucker verwendet werden, jedoch finden sich vor allem für die professionelle Verwendung in großen Firmennetzwerken spezielle Drucker, die bezüglich der Druckgeschwindigkeit und auch der Druckqualität eine sehr hohe Leistung aufweisen.